L'essentiel
- Pour imprimer un document, il suffit d'ouvrir le fichier, de choisir la commande Imprimer dans le logiciel, puis de sélectionner l'imprimante et le format de papier avant de valider
- Un fichier PDF, une image et un document bureautique ne se règlent pas tout à fait de la même façon : la résolution compte surtout pour les images, la mise en page pour le texte
- Depuis un smartphone, on peut imprimer sans ordinateur grâce à une application dédiée, mais l'imprimante doit être détectable sur le même réseau
- Envoyer un fichier à un imprimeur professionnel suppose des réglages différents de l'impression bureau : format de fichier stable, couleurs en CMJN, fond perdu si le document touche le bord de la page
- La plupart des blocages viennent d'une imprimante non sélectionnée, d'un pilote absent ou d'un fichier dans un format que le destinataire ne peut pas ouvrir
Pour imprimer un document, il suffit d'ouvrir le fichier dans le logiciel qui l'a créé ou qui permet de le lire, d'utiliser la commande Imprimer (raccourci courant : Ctrl + P sous Windows, Cmd + P sous Mac), de choisir l'imprimante et le format de papier, puis de valider. C'est le principe de base, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image ou d'un PDF. Ce guide détaille chaque cas, depuis un ordinateur, un smartphone, et jusqu'à l'envoi d'un fichier à un imprimeur professionnel.
Comment on imprime sur un ordinateur : le principe en trois étapes
Quel que soit le système d'exploitation (Windows, macOS, Linux) et quel que soit le logiciel ouvert, le chemin pour imprimer un document reste le même dans ses grandes lignes. Il existe une commande d'impression dans le menu Fichier de la plupart des applications, et un raccourci clavier qui l'appelle directement. Une fois cette commande lancée, une fenêtre de réglages s'ouvre : c'est elle qui permet de choisir l'imprimante, le nombre de copies, le format de papier et parfois la qualité d'impression.
Ouvrir le document et lancer la commande d'impression
La première étape consiste à ouvrir le document dans l'application qui l'a créé ou qui sait le lire : un traitement de texte pour un fichier texte, un tableur pour un tableau, un lecteur dédié pour un PDF. Dans le menu de cette application, on sélectionne la commande permettant d'imprimer le document. Cette étape générale vaut pour la plupart des logiciels : c'est l'application elle-même qui transmet ensuite le document au pilote de l'imprimante installé sur l'ordinateur.
Choisir l'imprimante et régler le format de papier
Une fois la commande d'impression ouverte, une boîte de dialogue propose de sélectionner le pilote d'imprimante de l'appareil, puis d'accéder à ses préférences ou propriétés. C'est dans cet écran que l'on choisit le format de papier du document (A4 le plus souvent pour un courrier ou un rapport), l'orientation (portrait ou paysage) et, selon les modèles d'imprimante, l'impression recto-verso et la qualité d'image. Si le format de papier choisi dans l'imprimante diffère du format du document, certains pilotes proposent une option pour adapter la taille du contenu au format de sortie : le document est alors agrandi ou réduit automatiquement pour correspondre au papier disponible.
Lancer l'impression et vérifier le résultat
Une fois les réglages choisis, il suffit de valider pour lancer l'impression. Sur la plupart des ordinateurs récents, une fenêtre d'avancement s'affiche brièvement, puis l'imprimante démarre. Il est utile de vérifier la première page sortie avant de lancer une impression en plusieurs exemplaires, surtout pour un document long ou une image : cela évite de gâcher du papier si un réglage (format, orientation, nombre de pages par feuille) n'est pas celui attendu.
| Ce que vous voulez imprimer | Logiciel ou application courante | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Un document texte (lettre, CV, rapport) | Traitement de texte | Vérifier la mise en page avant d'imprimer : marges, police, nombre de pages |
| Un fichier PDF | Lecteur de PDF | Vérifier l'échelle d'impression (taille réelle ou ajustée à la page) pour ne pas déformer le contenu |
| Une image ou une photo | Visionneuse d'images ou logiciel de retouche | Contrôler la résolution de l'image par rapport à la taille d'impression souhaitée |
| Depuis un smartphone, sans ordinateur | Application d'impression intégrée au système ou fournie par le fabricant de l'imprimante | L'imprimante doit être détectable sur le même réseau que le téléphone |
Imprimer un document PDF : ce qui change par rapport à un fichier bureautique
Un fichier PDF est conçu pour conserver exactement la même mise en page quel que soit l'appareil ou le logiciel qui l'ouvre. C'est tout son intérêt par rapport à un fichier de traitement de texte, dont la mise en page peut bouger d'un ordinateur à l'autre selon les polices installées. Imprimer un document PDF suit le même principe général que n'importe quel fichier : ouvrir le document, lancer la commande d'impression, choisir l'imprimante et le format de papier.
Les logiciels pour ouvrir et imprimer un PDF
Un PDF peut s'ouvrir dans un navigateur internet, dans une application dédiée aux fichiers PDF, ou directement depuis certains logiciels de bureautique qui savent lire ce format. Dans chaque cas, la commande Imprimer se trouve dans le menu Fichier de l'application, ou sur un bouton dédié de la barre d'outils. La boîte de dialogue qui s'ouvre ensuite propose les mêmes réglages que pour les autres documents : imprimante, format de papier, nombre de copies, mais aussi, pour un PDF multipage, le choix des pages à imprimer.
Les réglages utiles pour un PDF de plusieurs pages
Pour un PDF long (un rapport, un mémoire, une présentation exportée en PDF), quelques réglages évitent de gaspiller du papier. L'option d'impression en recto-verso, quand l'imprimante la propose, réduit le nombre de feuilles utilisées. L'option « plusieurs pages par feuille », disponible dans la plupart des boîtes de dialogue d'impression, permet d'imprimer deux ou quatre pages du PDF sur une seule feuille, ce qui convient pour une relecture rapide mais pas pour un document destiné à être lu en détail. L'échelle d'impression mérite aussi une vérification : un PDF conçu à un format donné peut être imprimé « à taille réelle » ou « ajusté à la page », et ces deux réglages ne donnent pas le même résultat si le format du papier dans l'imprimante ne correspond pas exactement au format du document.
Comment faire pour imprimer une image ou une photo
Imprimer une image suit la même logique que pour un document texte : ouvrir le fichier, lancer la commande d'impression, choisir l'imprimante. La différence tient surtout à la résolution de l'image, c'est à dire la quantité de détail qu'elle contient par rapport à la taille à laquelle elle sera imprimée.
Résolution et qualité d'image : ce qu'il faut vérifier
La résolution d'une image s'exprime en points par pouce, souvent notée ppp ou dpi. Pour une impression nette à taille réelle, le standard le plus courant en impression offset et numérique est de 300 ppp. Une image affichée à l'écran est en revanche conçue pour une résolution plus basse, autour de 72 ppp : c'est suffisant pour un affichage, mais pas pour une impression de qualité à la même taille. Concrètement, une photo récupérée sur un site internet et imprimée en grand format risque de paraître floue ou pixelisée, parce qu'elle n'a pas été pensée pour cet usage. Pour un visuel destiné à être vu de loin, comme une affiche de grand format, la quantité de détail nécessaire est beaucoup plus faible : il n'est pas utile de viser la même résolution que pour un document tenu en main.
Adapter l'image au format du papier
Avant d'imprimer une photo, il est utile de vérifier le rapport entre ses dimensions en pixels et le format de papier visé, pour éviter que l'image soit recadrée de façon inattendue ou imprimée avec des bandes blanches. La plupart des logiciels de visionnage ou de retouche d'image proposent une option « ajuster à la page » dans la boîte de dialogue d'impression, qui redimensionne automatiquement l'image pour remplir le format choisi, parfois en recadrant les bords. Pour un rendu fidèle au cadrage d'origine, mieux vaut choisir l'option qui conserve les proportions de l'image plutôt que celle qui force le remplissage de la page.
Imprimer un document depuis un smartphone, sans ordinateur
Il est aujourd'hui possible d'imprimer un fichier (photo, texte, présentation, tableau) directement depuis un smartphone, sans passer par un ordinateur, à condition que l'imprimante soit compatible et accessible sur le même réseau.
Sur Android
Sur un smartphone Android, l'impression se configure dans le menu Paramètres, puis dans les paramètres avancés, dans la rubrique Impression. Selon les modèles, cette fonction est aussi accessible directement depuis la liste des applications. Une fois l'imprimante sélectionnée dans cette liste, elle apparaît comme destination disponible lorsqu'on utilise la commande d'impression depuis une application (galerie photo, lecteur de PDF, navigateur, etc.).
Si l'imprimante n'est pas accessible en Wi-Fi
Quand l'imprimante n'est pas directement détectée par le smartphone en Wi-Fi, une solution de secours consiste à passer par un ordinateur allumé et connecté à la fois au réseau et à l'imprimante, qui fait alors office de relais entre le smartphone et l'imprimante. Cette solution demande que l'ordinateur reste allumé pendant l'impression, ce qui n'est pas toujours pratique, mais elle dépanne quand l'imprimante n'a pas de connexion Wi-Fi propre ou quand elle n'est pas reconnue directement par le téléphone.
Envoyer un fichier à l'imprimeur : ce qui diffère de l'impression bureau
Imprimer un document chez soi ou au bureau et envoyer un fichier à un imprimeur professionnel sont deux usages différents, qui demandent des réglages différents. Un imprimeur professionnel travaille le plus souvent sur des machines offset ou numériques qui attendent un fichier stable, aux couleurs calibrées pour l'impression, et prêt à être reproduit sans intervention de mise en page de son côté.
Le format de fichier attendu
Un fichier bureautique (traitement de texte, tableur) n'est généralement pas le format attendu par un professionnel de l'impression, car sa mise en page peut se déplacer selon l'ordinateur qui l'ouvre, et les polices utilisées peuvent manquer sur la machine de production. Le format le plus souvent demandé pour l'impression professionnelle est le PDF, et plus précisément une famille de PDF pensée pour l'échange en vue de l'impression. Convertir son document en PDF avant de l'envoyer limite les mauvaises surprises de mise en page.
Voici les étapes générales pour convertir un document en PDF avant de l'envoyer à l'impression :
- Finaliser la mise en page dans le logiciel d'origine (traitement de texte, logiciel de mise en page, logiciel de retouche d'image).
- Utiliser la fonction d'export ou d'enregistrement au format PDF proposée par le logiciel, plutôt qu'une simple impression vers un fichier, pour mieux contrôler les options de qualité.
- Vérifier, dans les options d'export, les réglages liés à la couleur, à la résolution des images incluses, et au fond perdu si le document touche le bord de la page.
- Ouvrir le PDF obtenu pour relire l'ensemble des pages avant de l'envoyer, y compris les polices et les images, qui peuvent se comporter différemment une fois le fichier figé.
Un écran affiche les couleurs en RVB (rouge, vert, bleu), tandis que l'impression professionnelle fonctionne en CMJN (cyan, magenta, jaune, noir). Certaines couleurs vives à l'écran, en particulier des verts, des oranges ou des bleus électriques, n'existent pas dans la gamme du CMJN et sortent ternes une fois imprimées : la différence entre les deux systèmes de couleur est expliquée plus en détail dans notre article sur la conversion d'un fichier de RVB vers CMJN. Quand un visuel touche le bord de la page (un aplat de couleur, une image en pleine page), un fond perdu est nécessaire pour éviter un filet blanc après la découpe : ce réglage est le plus souvent de 3 mm, mais il varie selon l'imprimeur, et nous détaillons comment l'ajouter dans notre article sur le fond perdu. Pour les procédés d'impression eux-mêmes, offset ou numérique, les différences de rendu et d'usage sont présentées dans notre page sur offset ou numérique, à consulter avant de choisir comment envoyer son fichier.
L'erreur la plus fréquente
Envoyer un fichier de traitement de texte ou un fichier de présentation directement à un imprimeur, sans le convertir en PDF, est l'erreur la plus courante. La mise en page bouge selon les polices installées sur l'ordinateur de l'imprimeur, les images peuvent se retrouver en basse résolution si elles n'ont pas été insérées correctement, et les couleurs restent en RVB au lieu d'être pensées pour le CMJN. Convertir le fichier en PDF, relire chaque page, et vérifier les couleurs avant l'envoi évite la plupart de ces soucis.
Les erreurs qui empêchent d'imprimer correctement
Plusieurs blocages reviennent souvent, qu'il s'agisse d'une impression bureau ou d'un envoi à un professionnel.
L'imprimante sélectionnée dans la boîte de dialogue n'est pas la bonne, ou n'est plus connectée : un message d'erreur ou une absence de réaction à l'impression en est souvent le signe. Vérifier la liste des imprimantes disponibles avant de valider l'impression permet d'éviter cette erreur basique mais fréquente.
Le pilote de l'imprimante n'est pas installé ou n'est plus à jour, ce qui empêche l'ordinateur de communiquer correctement les réglages (format, qualité, recto-verso) à la machine.
Le format de fichier envoyé n'est pas celui attendu par le destinataire : un fichier de traitement de texte envoyé à un imprimeur qui attend un PDF, ou un fichier dans un format propriétaire qu'un autre logiciel ne sait pas ouvrir.
La résolution d'une image est trop basse pour la taille d'impression souhaitée, ce qui donne un rendu flou ou pixelisé, surtout visible sur un document destiné à être regardé de près.
Les couleurs n'ont pas été vérifiées avant l'impression, ce qui donne des écarts entre ce qui s'affichait à l'écran et ce qui sort sur le papier, en particulier pour les teintes vives qui ne se reproduisent pas de la même façon en CMJN.
Un exemple concret
Karim est trésorier d'une association de quartier et doit imprimer un rapport d'activité de quarante pages, rédigé en traitement de texte, pour une réunion de bureau. Il relit d'abord la mise en page sur son ordinateur, puis exporte le document en PDF plutôt que de l'imprimer directement depuis le traitement de texte, pour être sûr que la mise en page ne bougera pas sur l'imprimante partagée de l'association. Il ouvre ensuite le PDF, lance la commande d'impression, choisit l'imprimante réseau dans la liste proposée, active le recto-verso pour limiter le nombre de feuilles, et vérifie la première page imprimée avant de lancer le reste du tirage. Pour les dix exemplaires destinés aux membres du bureau, le fichier bureau suffit. S'il devait un jour faire imprimer la couverture du rapport en plus grand format chez un professionnel, il devrait alors vérifier les couleurs en CMJN et prévoir un fond perdu si le visuel de couverture touche les bords de la page.
Liste de vérification avant d'envoyer le fichier
Le document est-il dans le bon format (PDF pour un envoi à un professionnel, format natif pour une impression bureau) ? La mise en page a-t-elle été relue dans son intégralité, y compris les dernières pages ? Les images incluses ont-elles une résolution suffisante pour la taille d'impression prévue ? Les couleurs ont-elles été pensées en CMJN si le document part chez un imprimeur professionnel ? Le format de papier choisi dans les réglages correspond-il bien à celui du document ? Si un visuel touche le bord de la page, un fond perdu a-t-il été ajouté, en vérifiant au préalable le gabarit demandé par l'imprimeur ?
Questions fréquentes
Comment imprimer un document sans ordinateur ?
Depuis un smartphone compatible, en passant par le menu Paramètres puis la rubrique Impression, une fois l'imprimante détectée sur le même réseau. Quand l'imprimante n'est pas directement accessible en Wi-Fi depuis le téléphone, un ordinateur allumé et connecté à la fois au réseau et à l'imprimante peut servir de relais.
Comment imprimer un fichier PDF de plusieurs pages sans gaspiller de papier ?
En activant l'impression recto-verso si l'imprimante le propose, et en utilisant l'option « plusieurs pages par feuille » disponible dans la plupart des boîtes de dialogue d'impression, utile pour une relecture mais moins adaptée à un document destiné à être lu en détail.
Comment imprimer une image en bonne qualité ?
En vérifiant sa résolution avant impression : 300 ppp à taille réelle est le standard courant pour une impression nette tenue en main, tandis qu'une image pensée pour un écran (environ 72 ppp) donnera un rendu flou si elle est agrandie pour l'impression.
Que faire si l'imprimante n'apparaît pas dans la liste lors de l'impression ?
Vérifier que l'imprimante est allumée et connectée au même réseau que l'ordinateur ou le smartphone, que son pilote est installé et à jour sur l'ordinateur, et, pour un smartphone, qu'elle est bien détectée depuis le menu Impression des paramètres avancés.
Comment envoyer un fichier à l'imprimeur sans qu'il soit refusé ?
En convertissant le document en PDF plutôt qu'en envoyant un fichier bureautique, en relisant chaque page du PDF obtenu, en vérifiant les couleurs en CMJN et en ajoutant un fond perdu si un visuel touche le bord de la page, après avoir vérifié le gabarit propre à l'imprimeur sollicité.
Quelle est la différence entre imprimer un document et imprimer un fichier ?
Aucune dans la pratique : « document » et « fichier » désignent la même chose dans ce contexte, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image, d'un tableau ou d'un PDF. La méthode pour l'imprimer (ouvrir, lancer la commande d'impression, choisir l'imprimante et les réglages) reste la même quel que soit le terme employé.
Au fond, imprimer un document tient toujours aux mêmes gestes : ouvrir le fichier, choisir l'imprimante, vérifier le format, valider. Ce qui change d'une situation à l'autre, c'est le soin apporté avant ce clic final, surtout quand le fichier part vers un professionnel de l'impression qui ne pourra pas corriger une image floue ou une couleur mal réglée. Prendre quelques minutes pour relire, convertir et vérifier son fichier avant de l'envoyer évite la plupart des aller-retours et des tirages ratés.
Sources
Rémi Castelbrun, rédacteur en chef. Passé par l'atelier et le studio graphique, il explique l'impression sans jargon : formats, fichiers, papiers, finitions. Chaque règle est vérifiée.
